Každý obřad doplnění je velkou událostí – alespoň pro klienta. Je téměř samozřejmé, že chcete tento okamžik sdílet s přáteli, známými, příbuznými nebo dokonce zákazníky a obchodními partnery. Zpravidla to funguje pouze u zvacího dopisu. A správná slova jsou rozhodující. Dostatečný důvod se na to podívat blíže.
Základní
Obřad doplnění je něco jako milník ve stavbě budovy. Tím je dokončena důležitá první fáze výstavby. Je téměř samozřejmé, že je to samozřejmě potřeba oslavit. Jak však všichni víme, oslava bez hostů za moc nestojí. Abychom motivovali lidi k tomu, aby se slavnostní události skutečně zúčastnili, je potřeba pozvánka. Pokud máte příbuzné a blízké přátele, neměl by být za normálních okolností problém je na oslavu přimět. Se známými to ale vypadá trochu jinak. A pokud budova nebyla postavena jen soukromě, ale slouží jako novostavba nebo přístavba firmy, rychle čelíte novým výzvám při oslovování obchodních partnerů, zákazníků a v neposlední řadě i veřejnosti fungující pozvánkou. V obou případech musí být jasné následující body:
- Čas lidí je omezený
- Dnes máte velké nároky a jste často rádi, že nemáte žádné schůzky
- Stále více lidí očekává něco speciálního, například přijmout pozvání
- Lidé musí být vždy oslovováni emocionálně a ne pouze racionálně
- Čím individuálnější a osobnější je pozvání, tím efektivnější je
- Pozvánka ve vás musí vzbudit zvědavost a chuť zúčastnit se události
- Měl by být také co nejkratší
- Kromě textu hraje roli i atraktivní design
Lidé dnes mají nekonečné možnosti. Mohou se svobodně rozhodnout, jak chtějí trávit svůj omezený volný čas. Text pozvánky na obřad doplnění proto musí být co nejvíce motivující – a nutně musí mít něco společného s danou budovou a klientem. Samozřejmě potřebujete i velmi konkrétní informace, jako je datum, místo a začátek oslavy.
Střídmý-věcný versus emocionální-osobní
V zásadě existují dva způsoby, jak napsat text pozvánky na slavnostní doplnění – buď střízlivě věcný, tedy zaměřený na podstatné informace, nebo emocionálně-osobní, aniž by chyběly potřebné informace. Zkušenosti ukazují, že druhý přístup je efektivnější. Podívejme se na dva příklady:
- „Rádi bychom vás srdečně pozvali na slavnostní dostavbu našeho nového domu na XX. XX. XXX v XX. XX hodin v ulici XXXXXX.“
- „Hurá, hotovo! Skořápka našeho nového domu je hotová a můžeme oslavit obřad doplnění. Pro nás je to velmi speciální okamžik, o který se s vámi rozhodně chceme podělit. Srdečně Vás proto zveme na slavnostní vyvrcholení dne XX. XX. XXX v XX. XX hod. v ulici XXXXXX."
Obě varianty rozšiřují pozvánku a obsahují všechny potřebné informace. Druhá varianta však zahrnuje spoustu emocí. Podtrhuje také to, jak je pro majitele budovy důležité, aby se případný host účastnil akce. Vsadím se, že to přiláká více hostů než možnost jedna – jednoduše proto, že lidé chtějí být osloveni emocionálně a osobně. Někdo by nyní mohl namítnout, že to funguje soukromě, ale ne, když společnost slaví obřad doplňování. Opak je pravdou, i zde se dá udělat citová adresa, i když by měla být dobře změřená.
Příklad
„Plášť naší nové administrativní budovy je hotový. Již brzy budeme moci našim zaměstnancům, našim obchodním partnerům a našim zákazníkům nabídnout moderní a příjemnou atmosféru. Pro naše společnosti je to důležitý krok k tomu, aby byly i v budoucnu úspěšné. Dovolujeme si Vás proto pozvat na slavnostní vyvrcholení dne XX. XX. XXX v XX. XX hodin v ulici XXXXXX."
V tomto textu hrají roli i emoce, aniž by se to zvrhlo v bujnost. Zároveň je podtržen význam nové budovy.
Tisková pozvánka
Společnost nebo společnost by rozhodně měla pozvat novináře na blížící se obřad doplnění, koneckonců například zpráva v novinách může být bezplatná reklama nebo alespoň dobré PR. Aby si pozvánka všimla, měl by text pozvánky obsahovat další informace v komprimované podobě, se kterou mohou editoři pracovat. Patří sem například informace o tom, kolik se do nové budovy investovalo nebo kolik lidí tam bude v budoucnu pracovat. Pokud má nějaké speciální funkce, měli byste je také zmínit. V neposlední řadě jsou důležité základní informace o společnosti.
Básně
Básně jsou extrémně oblíbené, pokud jde o pozvánky na slavnostní vyvrcholení. Na internetu jich najdete nepřeberné množství. Básně určitě fungují, pokud mají určitého ducha a v ideálním případě obsahují i špetku humoru. Měly by se však používat pouze soukromě. Pokud se rozhodnete použít hotovou báseň, rozhodně jí musíte přidat osobní nádech. Nakonec to všechno závisí na individualitě a emocích.
